Protokół to dokument, który ma na celu rejestrowanie przebiegu spotkania, wydarzenia lub innego rodzaju działalności. Jest to ważne narzędzie, które pomaga w zachowaniu pamięci o podjętych decyzjach oraz ustaleniach. W tym artykule przedstawimy, jak prawidłowo napisać protokół.
1. Przygotowanie przed spotkaniem
Przygotowanie to kluczowy krok w procesie pisania protokołu. Oto kilka kroków, które warto wykonać przed rozpoczęciem spotkania:
Ustal cel spotkania: Zrozumienie, co jest głównym tematem dyskusji, pomoże w lepszym skoncentrowaniu się na istotnych punktach.
Zbieranie materiałów: Przygotuj wszystkie niezbędne dokumenty, które mogą być omawiane podczas spotkania.
Wybór osoby odpowiedzialnej: Ustal, kto będzie odpowiedzialny za sporządzenie protokołu.
2. Struktura protokołu
Protokół powinien mieć jasno określoną strukturę. Oto przykładowe elementy, które powinny się w nim znaleźć:
Data i miejsce spotkania: Zapisz datę oraz miejsce, w którym odbyło się spotkanie.
Lista uczestników: Wymień wszystkich obecnych oraz osoby nieobecne, które powinny wziąć udział.
Porządek obrad: Przedstaw główne punkty, które były omawiane podczas spotkania.
Podjęte decyzje: Zarejestruj wszystkie decyzje, które zostały podjęte w trakcie spotkania.
Zadania do wykonania: Wymień osoby odpowiedzialne za konkretne zadania oraz terminy ich realizacji.
3. Pisanie protokołu
Podczas pisania protokołu ważne jest, aby być precyzyjnym i obiektywnym. Oto kilka wskazówek:
Stosuj jasny i zrozumiały język.
Unikaj subiektywnych ocen i emocji.
Rejestruj tylko istotne informacje, które mają znaczenie dla przebiegu spotkania.
4. Po zakończeniu spotkania
Po sporządzeniu protokołu, warto go przesłać do wszystkich uczestników spotkania. Umożliwi to weryfikację informacji oraz wprowadzenie ewentualnych poprawek. Pamiętaj, aby zachować kopię protokołu w celach archiwalnych.
Podsumowanie
Pisanie protokołu wymaga staranności i umiejętności, ale z odpowiednim przygotowaniem i odpowiednią strukturą, można stworzyć dokument, który będzie pomocny w przyszłości. Dobrze sporządzony protokół to nie tylko zapis wydarzeń, ale także narzędzie do podejmowania decyzji i realizacji zadań.