Przechowywanie akt osobowych jest istotnym elementem zarządzania dokumentacją w każdej firmie. Odpowiednie zarządzanie tymi danymi nie tylko wspiera procesy HR, ale także zapewnia zgodność z przepisami prawa. W poniższym artykule omówimy, jak długo należy przechowywać akta osobowe oraz jakie są zasady związane z ich archiwizacją.
Okres Przechowywania Akt Osobowych
Przepisy prawa pracy w Polsce określają konkretne terminy, przez które pracodawcy muszą przechowywać akta osobowe pracowników. Z reguły wyróżnia się dwa główne okresy:
Akta osobowe pracowników: Przechowuje się je przez 50 lat od zakończenia zatrudnienia. Do akt osobowych zaliczają się m.in. dokumenty dotyczące zatrudnienia, zwolnień, a także świadectwa pracy.
Dokumentacja płacowa: Ta dokumentacja powinna być przechowywana przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym miało miejsce ostatnie wypłacenie wynagrodzenia.
Ważne Aspekty Przechowywania Akt Osobowych
Bezpieczeństwo danych: Przechowywanie akt osobowych powinno odbywać się w bezpieczny sposób, aby chronić dane osobowe pracowników przed nieuprawnionym dostępem.
Format przechowywania: Akta osobowe mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku formy elektronicznej konieczne jest zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń.
Utylizacja dokumentów: Po upływie okresu przechowywania, akta osobowe powinny być zniszczone w sposób zapewniający ich nieodwracalność, aby uniknąć możliwości ich odtworzenia.
Podsumowanie
Przechowywanie akt osobowych to ważny proces, który wymaga przestrzegania określonych przepisów. Firmy powinny być świadome, jak długo należy przechowywać różne dokumenty oraz jakie są ich obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych. Prawidłowe zarządzanie dokumentacją nie tylko wspiera organizację, ale także buduje zaufanie wśród pracowników.